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Conteúdos
INTRODUÇÃO
As organizações precisam desenvolver vários sistemas ou atividades que sirvam para manter o controle adequado sobre suas operações; nesse caso, estamos lidando com o controle sobre os recursos humanos. Por meio da auditoria de recursos humanos, o gerente se permite colocar em práctica princípios como administração por exceção, que inclui sistemas de controle como cartões de presença para controlar os funcionários no cumprimento de suas tarefas diárias.
O processo de controle inclui quatro estágios: estabelecimento dos padrões desejados, monitoramento de desempenho, comparação do desempenho com os padrões desejados e ação corretiva, se necessário. A organização é uma série estruturada de redes de informações que vinculam fontes de dados às necessidades de informações de cada processo de decisão. Para entender como eles funcionam, é necessário definir o significado dos termos dados, informação e comunicação.
O presente trabalho está estruturado em introdução, objectivos, metodologia, referencial teórico, desenvolvimento, conclusão e bibliografia, para além dos elementos pré-textuais.
RECURSOS HUMANOS
A administração é uma atividade que se faz presente em todas as organizações. Ela pode acontecer de forma empírica ou cientifica dependendo das pessoas que fazem parte das organizações. Ela está presente independentemente do tamanho, tipo ou área de atuação.
Na visão de Chiavenato (2002), “a administração é a maneira de fazer com que as coisas sejam feitas da melhor forma possível, através dos recursos disponíveis, a fim de atingir os objetivos.”
A administração de recursos humanos é uma especialização dentro da administração sendo responsável por uma multiplicidade de áreas de conhecimento referentes a aspectos internos da organização, como a aspectos externos ou ambientais.
Chiavenato (2002), explica que o objetivo da administração de recursos humanos consiste no planeamento, organização, desenvolvimento, coordenação e controle de técnicas capazes de promover o desempenho eficiente do pessoal, ao mesmo tempo em que a organização representa o meio que permite às pessoas que com ela colaboram alcançar os objetivos individuais relacionados direta ou indiretamente com o trabalho, visando conquistar e manter pessoas na organização, trabalhando e dando o máximo de si, com atitudes positivas e favoráveis.
Os conceitos que tratam da busca da eficácia dos recursos humanos constantemente sofrem evolução. Atualmente são muito utilizados os conceitos da gestão de competência. Ela busca tornar os recursos humanos produtivos através da atração, manutenção e aperfeiçoamento constante dos profissionais. Estas ações objetivam influenciar os resultados da empresa de forma positiva.
SUBSISTEMA DE CONTROLE E AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
O subsistema de monitoração tem o papel de assumir o controle das atividades humanas, permitindo que os diversos setores da organização possam assumir suas responsabilidades em relação ao pessoal. Ele aplica atividades mensuração entre objetivos propostos e realizações de atividades. O subsistema se divide em controle de pessoas, banco de dados e sistemas de informação e auditoria de recursos humanos.
CONTROLO DE PESSOAS
O processo de controle é uma atividade que pode apresentar significados diferentes, que dependem de sua função ou área específica em que está sendo aplicado, contudo, de maneira geral o controle visa verificar se as diferentes áreas da organização estão trabalhando de acordo com o previsto, ou seja, se as atividades estão sendo executadas dentro do planejado de modo a assegurar a busca pelos objetivos organizacionais.
Chiavenato (2002), explica que o controle é a ação que ajusta asoperações aos padrões predeterminados e sua base de ação é o feedback, visando assegurar se tudo ocorre conforme o planeamento adotado e os objetivos preestabelecidos, apontando erros e falhas para retificá-los e evitar sua reincidência.
Chiavenato (2002), ainda afirma que o controle envolve um processo composto por quatro etapas: estabelecimento de padrões desejados, observação do desempenho, comparação do desempenho com os padrões desejados e ação corretiva para eliminar ou corrigir desvios.
BANCO DE DADOS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Os sistemas de informação de uma empresa e seu banco de dados são considerados ferramentas fundamentais para um eficiente controle dos recursos humanos e organizacionais.
Do ponto de vista de gerência o sistema de informação ocupa um papel importante no desempenho dos gerentes, principalmente nas tarefas de planeamento e controle. Chiavenato (2002), ressalta que sob o aspecto específico de controle, o sistema de informação de gerência deve proporcionar informações relevantes para que os gerentes possam fazer uso do controle antecipado em relação à ação, proporcionando vantagens competitivas da organização frente a seus concorrentes.
ADMINISTRAÇÃO POR EXCEPÇÃO
Toda operação é caracterizada por apresentar variações; quando são pequenas, insignificantes e não causam desvios, podem ser consideradas normais. No entanto, quando são muito grandes e causam distúrbios, tornam-se exceções que devem ser tratadas com cuidado para corrigi-las adequadamente.
O princípio da exceção é um sistema de informações e controle que apresenta seus dados somente quando os resultados partem ou não coincidem com os resultados esperados ou esperados. É como se houvesse um sistema automático que avisa quando ocorre alguma anormalidade. Os cartões de presença são classificados entre aqueles que não apresentam irregularidades e aqueles que registraram faltas ou atrasos durante o período.
O PROCESSO DE CONTROLE
O processo de controle é cíclico e repetitivo e serve para ajustar as operações aos padrões previamente estabelecidos. Portanto, o controle funciona como um processo que segue uma sequência de quatro estágios:
Configuração padrão
Os padrões representam o desempenho desejado, portanto, são critérios ou medidas arbitrárias que fornecem os meios para estabelecer o que deve ser feito e qual deve ser o desempenho ou resultado que será aceito como normal ou desejável. Eles podem ser expressos em termos de quantidade, qualidade, tempo e custo.
Monitoramento de desempenho
Este é o estágio de controle que rastreia e mede o desempenho. Monitorar significa acompanhar, ver de perto e observar. Para controlar um desempenho, é necessário conhecê-lo e obter informações suficientes sobre ele.
Comparação de desempenho com os padrões desejados
A comparação do desempenho com o padrão estabelecido é feita por meio de relatórios, índices, porcentagens, medidas estatísticas, gráficos, etc. A comparação do desempenho com o planejado tem como objetivo localizar variações, erros ou desvios, mas também permitir a previsão de outros resultados futuros e localizar as dificuldades para que as operações subsequentes permitam obter melhores resultados.
Acção correctiva
Variações, erros ou desvios além dos limites de tolerância devem ser corrigidos para que as operações operem dentro da normalidade. A ação corretiva procura colocar as coisas dentro dos padrões e garantir que o que é feito seja o que foi planejado. Assim, a ação corretiva afeta apenas em casos excepcionais, ou seja, aqueles que apresentam desvios ou variações além do que é tolerado.
Uma empresa é constituída de valores, e as pessoas nesse contexto constituem-se como o elemento mais importante, porque é através do desempenho das pessoas que se alcança os objetivos organizacionais propostos.
Uma das grandes preocupações da Auditoria de RH, segundo Chiavenato (2015) mostrar como o programa está funcionando para identificar e localizar práticas e condições que são prejudiciais à organização ou que não estão compensando seu custo ou, então, práticas e condições que devam ser acrescentadas.
Sendo então um processo investigatório, seu maior objetivo é mostrar o modo de funcionamento do sistema de RH, de maneira a apontar práticas e atitudes que são prejudiciais à empresa e que possam onerá-la. Resgate em sua memória a estruturação da área de RH que foi apresentada anteriormente. Segundo o que nos relata Chiavenato (2014), a área de recursos humanos pode ser dividida em subsistemas a fim de facilitar e visualizar o entendimento da área como um todo. Os seis subsistemas formam um processo global, interligados como se fosse uma rede, um influenciando e facilitando o outro e o processo como um todo.
Os padrões permitem avaliação e controle em comparação com:
1.- RESULTADOS: O padrão e a variável são comparados quando a operação termina.
2.- DESEMPENHO: O padrão e a variável são comparados ao mesmo tempo que a operação.
- PROCESSO DE CONTROLE
- É cíclico e repetitivo.
- É usado para ajustar as operações aos padrões estabelecidos.
4 ETAPAS:
- Estabelecimento de normas
- Monitoramento de desempenho
- Comparação de desempenho com os padrões desejados.
- Ação corretiva necessária
CRITÉRIOS DE CONTROLO
Fontes de informação para a auditoria dos recursos humanos
É baseado em verificações, acompanhamentos e estatísticas.
Os significados do termo controle dependem de sua função:
Controle em função da administração:
- Faz parte do processo administrativo de planeamento, organização, direção e controle.
Sua função: observar variações e fazer correções.
Controle como meio de regulação a ser efetivado dentro dos padrões desejados:
- O controle é apresentado como um detector de desvio para manter o processo em andamento dentro de estudos normais.
- Controle como uma função restritiva e limitadora:
- Manter os participantes dentro das regras de conduta
AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
A auditoria de recursos humanos busca analisar de forma detalhada, políticas e práticas de pessoal baseada em padrões de comparação, entre resultados e desempenho, com vistas a obter um eficiente sistema de avaliação e controle.
O propósito principal da auditoria de recursos humanos é mostrar como o programa está funcionando, localizando práticas e condições que são prejudiciais à organização ou que não estão compensando o seu custo, ou, ainda, práticas e condições que devam ser acrescentadas.
O mesmo autor enfatiza que, a auditoria é um sistema de controle e se baseia na determinação de padrões de quantidade, qualidade, tempo e custo ao passo em que esses padrões permitem a avaliação e controle através da comparação do desempenho com os resultados daquilo que se pretende controlar.
Vale destacar que as fontes de informações para a auditoria de recursos humanos são provenientes dos próprios subsistemas de provisão, aplicação, manutenção, desenvolvimento e controle de administração de recursos humanos.
As organizações não operam aleatoriamente, mas de acordo com certas estratégias e planos que lhes permitirão alcançar objetivos definidos. As organizações têm missões e definem suas visões para o futuro. O comportamento deles não é errático, mas racional e deliberado. Para que essas características das organizações existam e tenham continuidade, deve haver controlo.
O controle procura garantir que as diferentes unidades da organização trabalhem de acordo com o plano. Se as unidades não o fizerem em harmonia e no mesmo ritmo, a organização deixará de trabalhar com eficiência.
O controle tem a função de acompanhar e avaliar o que foi planejado, organizado e direcionado, a fim de observar se ocorreram desvios ou variações e fazer as correções necessárias.
Essa função da gerência é medir, avaliar e corrigir o desempenho, com o objetivo de garantir que os objetivos da organização sejam alcançados.
O PROCESSO DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
- O processo deve controlar as atividades corretas:
- Comportamento do canal
- O processo deve ser oportuno
- Hora certa
- Informações oportunas
- O processo de controle deve incluir uma relação custo-benefício favorável
- Benefício superior ao custo
- O controle deve ser exato
- Indicadores de progresso;
- Deve ser objetivo, claro e exato
- O controle deve ser aceito
- Entender o objetivo do processo
- O controle deve ser pedagógico
- Resultados que podem ser aprimorados ou corrigidos
Análise sistemática de políticas e práticas de pessoal e avaliação de sua operação, tanto para corrigir desvios quanto para melhoria contínua.
É um sistema de controle e baseia-se na determinação dos padrões de quantidade, qualidade, tempo e custo.
Esses padrões permitem avaliação e controle, comparando o desempenho com os resultados do que se pretende controlar.
As fontes de informação para a auditoria de recursos humanos se voltam para os sistemas ou processos da área de RH.
Integração – organização – retenção – desenvolvimento e auditoria de recursos humanos.
A auditoria de recursos humanos se aplica a um ou a todos os níveis que podem ser abordados, como filosofias, missões, políticas, programas e resultados. O agente de auditoria pode ser um especialista, um consultor externo ou uma equipe interna. A auditoria de recursos humanos tem um forte efeito educacional sobre a organização e seus participantes.
CONCLUSÃO
O presente trabalho trás ao conhecimento uma das principais teorias sobre os subsistemas da administração de recursos humanos. Ao analisar a revisão literária é possível compreender a importância dos subsistemas para a gestão de pessoas de forma científica. A aplicação das técnicas corretas, das teorias de recursos humanos faz parte do que é conhecido atualmente como gestão por competência. As organizações que trabalham de forma empírica deixam de aplicar estes conhecimentos, e por tanto, não exploram todo o seu potencial. Os subsistemas auxiliam o gestor em suas atividades para a condução de forma organizada, consistente e já experimentada das ações administrativas com relação às pessoas envolvidas no processo organizacional.
O subsistema de controle de recursos humanos. Nele estão contidas informações que auxiliam no controle, supervisão e mensuração das atividades que envolvem pessoas. Ele pode ser considerado uma ferramenta de feedback, pois, trás informações sobre comparações entre planeamento e realização de objetivos.
Ao final do estudo, pode-se concluir que o conhecimento sobre os processos dos subsistemas de recursos humanos podem contribuir para a administração eficaz de organizações pequenas, grandes, públicas, privadas, de produção, de serviços, etc., ou seja, qualquer tipo de empreendimento. No entanto, é necessário conhecer suas aplicações para saber filtrar o que serve ou não para cada tipo de negócio e situação que envolve pessoas. Também é importante ressaltar que existem outras teorias que se diferem ou completam as apresentadas neste trabalho, cabe ao gestor utilizar o conhecimento adequado para cada situação.
CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus, 1999.
HOLANDA, Carolina. Gestão de competências, por quê? Disponível em: <http://www.intero.com.br/blogdaagilis/blog/?cat=107>. Acesso em: 16 marco de 2020.
LACOMBE, F. J. M. Recursos Humanos: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2005.
LUDKE, M.; MARLI. A. Pesquisa em educação: abordagem qualitativa. São Paulo: EPU. 1986.
MARRAS, J. P. Administração de Recursos Humanos.
